ERP für den Mittelstand und kleine Unternehmen auswählen: Wie finden Sie das beste ERP für Ihr Business?
Die Wahl des richtigen ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein mittelständisches Unternehmen aber auch ein junges Unternehmen treffen kann. Ein gut ausgewähltes ERP-System optimiert Geschäftsprozesse, steigert die Effizienz und unterstützt die Digitalisierung. Doch wie finden Sie das beste ERP für Ihr Unternehmen? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Auswahl eines ERP Systems für den Mittelstand: Darauf sollten Sie achten
Die Auswahl eines ERP-Systems erfordert eine sorgfältige Planung und eine klare Vorstellung davon, welche Anforderungen und Ziele Sie erreichen möchten. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems berücksichtigen sollten.
Vor der ERP Einführung: Welche Herausforderungen haben Sie, die eine Business Software lösen muss?
Bevor Sie ein ERP-System einführen, sollten Sie die spezifischen Herausforderungen und Probleme in Ihrem Unternehmen identifizieren, die die Business-Software lösen soll. Typische Herausforderungen können sein:
Ineffiziente Geschäftsprozesse: Manuelle Prozesse, die viel Zeit und Ressourcen beanspruchen.
Dateninseln: Getrennte Datenspeicher, die den Informationsfluss behindern.
Fehlende Echtzeit-Daten: Verzögerte oder ungenaue Informationen, die die Entscheidungsfindung erschweren.
Wachstum und Skalierung: Bedarf an einer Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst.
Welches sind die wichtigsten Auswahlkriterien für ein ERP für kleine Unternehmen?
Die Auswahlkriterien für ein ERP-System variieren je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, aber einige allgemeine Kriterien sind:
Funktionalität: Deckt das System alle notwendigen Geschäftsbereiche ab (Finanzen, Vertrieb, Lager, HR)?
Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software intuitiv und einfach zu bedienen?
Skalierbarkeit: Kann das System mit Ihrem Unternehmen wachsen?
Integration: Lässt sich das ERP-System nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren?
Kosten: Welche Anschaffungs-, Implementierungs- und Betriebskosten sind mit dem System verbunden?
Support und Wartung: Welche Unterstützung bietet der Anbieter während und nach der Implementierung?
Erstellen Sie ein ausführliches ERP Lastenheft bzw. Pflichtenheft?
Es ist sinnvoll sowohl ein Lastenheft als auch ein Pflichtenheft zu erstellen. Diese Dokumente sind entscheidend für die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems:
Lastenheft: Definiert die Anforderungen und Ziele aus Sicht des Auftraggebers.
Pflichtenheft: Beschreibt, wie der Auftragnehmer die Anforderungen des Lastenhefts umsetzen wird. Sie erfahren die Funktionalitäten in Terminen und auf den Websites verschiedener Anbieter.
Wie das Vorgehensmodell bei der Einführung eines ERP?
Das Vorgehensmodell bei der Einführung eines ERP-Systems sollte strukturiert und zielorientiert sein. Es umfasst die folgenden Schritte:
Bedarfsanalyse: Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und identifizieren Sie die Anforderungen an das ERP-System.
Auswahl der passenden Lösung: Basierend auf den Anforderungen wählen wir das passende ERP-System aus. Achten Sie dabei darauf, dass sie wirklich nur das kaufen, was sie auch wirklich brauchen. Viele Anbieter versprechen eine Vielzahl an Funktionen, die sich zunächst super anhören, in der Praxis aber gar nciht genutzt werden. Sie bezahlen dann unnötig viel Geld.
ERP Implementierung: Wenn Sie sich dann für ein System entschieden haben, erhalten sie eine cloudbasierte Instanz. Dazu laden Sie weitere Mitarbeiter ihres Unternehmens als Benutzer ein. Idealerweise haben Sie ein Sysem gewählt indem sie nicht erst noch viele Konfigurationen etwa Zeitzonen, Währungen, Standorte, Rollen und Rechte einstellen müssen, sondern ein schlankes System, das bereits für ein kleines oder mittleres deutsches Unternehmen vorkonfiguriert ist.
Schulung und Support: Bestimmen Sie intern einen Verantwortlichen, welcher sich zuerst mit dem System vertraut macht und dann eine zentrale Schulung im Unternehmen gibt. Dabei kann sie der Anbieter auch untersützen, idealerweise kostenlos. Anschließend empfiehlt es sich eine Chatgruppe aufzumachen, in der Mitarbeiter fragen stellen, welche der Veranwortliche beantwortet. Ist diese zu komplex, dann sollte auf den Support des Anbieters zugegangen werden. Auch dieser sollte idealerweise kostenfrei sein. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, ein System auszuwählen, dass pberhaupt wenig oder fast kein Schulungsaufwand benötigt. Moderne Anbieter haben ihre Interfaces in der Regel so gestaltet, dass die Bedienung sehr intuitiv ist.
Wie teuer ist die Einführung eines neuen ERP für KMU?
Die Kosten für die Einführung eines ERP Systems für KMU hängen von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Prozesse und der gewählten Softwarelösung. Erfahren Sie hier mehr über die ERP System Vorteile. Die Hauptkostenpunkte sind:
Lizenzgebühren: Kosten für die Nutzung der Software.
Implementierungskosten: Kosten für die Anpassung und Einführung des Systems.
Schulungskosten: Kosten für die Schulung Ihrer Mitarbeiter.
Betriebskosten: Laufende Kosten für Wartung und Support.
