BRM ist mehr als Kontaktverwaltung: So managen Sie Ihre Geschäftsbeziehungen besser.

11. Dez.

Warum eine effektive Kontaktverwaltung entscheidend ist

Stellen Sie sich vor, Sie müssen dringend den Namen eines wichtigen Kundenansprechpartners finden, um eine offene Frage zu klären. Stattdessen durchsuchen Sie E-Mails, Kalender und handschriftliche Notizen, ohne Erfolg. Das kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern birgt auch das Risiko, dass Beziehungen leiden. Studien zeigen, dass unstrukturierte Kontaktpflege Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Umsatz kosten kann: Laut einer Umfrage von HubSpot geben 40 % der Unternehmen an, dass schlechte Datenverwaltung ein Haupthindernis für effektive Kundenbindung ist.

Eine klare und strukturierte Kontaktverwaltung ist der Schlüssel, um solche Szenarien zu vermeiden. Hier kommt Business Relationship Management (BRM) ins Spiel – ein Ansatz, der weit über das klassische Customer Relationship Management (CRM) hinausgeht.

Was ist BRM?

BRM (Business Relationship Management) ist ein strategischer Ansatz zur Pflege und Optimierung von Geschäftsbeziehungen. Es geht darum, nicht nur Kundendaten zu erfassen, sondern alle relevanten Kontakte – von Lieferanten über Investoren bis hin zu Medienpartnern – gezielt zu managen. Eine Studie von Gartner ergab, dass Unternehmen mit effektiven BRM-Systemen ihre Kundenbindung um bis zu 25 % steigern können. Zudem zeigt die betriebswirtschaftliche Theorie des Beziehungsmarketings, dass langfristige Beziehungen den Lebenszeitwert (Customer Lifetime Value, CLV) eines Kunden erheblich steigern können. Dieser CLV ist ein zentraler KPI, um den langfristigen Erfolg von Kundenbindungsmaßnahmen zu messen.

Die Bedeutung der Segmentierung Ihrer Kontakte

Nicht alle Kontakte sind gleich. Um effizient arbeiten zu können, müssen Sie Ihre Kontakte segmentieren. Hier sind einige wichtige Kategorien:

Kunden: Der direkte Umsatztreiber. Eine personalisierte Ansprache ist hier entscheidend.
Leads: Potenzielle Neukunden, die durch gezielte Nachverfolgung zu zahlenden Kunden werden können.
Lieferanten: Ihre Versorgungskette ist nur so stark wie Ihre Beziehung zu Ihren Lieferanten.
Medien: Eine gute Pressearbeit kann Ihre Marke stärken.
Investoren: Vertrauen ist hier der Grundstein.
Vertriebspartner: Diese Kontakte erweitern Ihren Markt.

Warum ist diese Segmentierung so wichtig?

Unterschiedliche Kontakte erfordern unterschiedliche Strategien. Während ein Investor Quartalsberichte und strategische Updates erwartet, benötigt ein Lead eine schnelle und persönliche Reaktion auf Anfragen. Ein gutes BRM-System hilft Ihnen, diese Nuancen zu erfassen und gezielt zu agieren.

In der Betriebswirtschaftslehre ist Segmentierung nicht nur ein organisatorisches Mittel, sondern auch ein Weg zur Optimierung der Ressourcennutzung. Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip) findet hier Anwendung: 80 % Ihres Umsatzes stammen häufig von 20 % Ihrer Kunden. Ein durchdachtes BRM hilft Ihnen, diese Schüsselkunden zu identifizieren und gezielt zu betreuen.

Die Grenzen von traditionellen CRM-Systemen

Viele Unternehmen verlassen sich ausschließlich auf CRM-Systeme, um ihre Kundenbeziehungen zu verwalten. Doch CRM beschränkt sich oft auf den Kundenaspekt und lässt andere wichtige Beziehungen außen vor. Zudem sind viele CRM-Systeme in ihrer Nutzung kompliziert, was die Akzeptanz im Team erschwert.

Hinzu kommt, dass Daten oft in isolierten Tools gespeichert werden: Kontakte im E-Mail-Postfach, Aufgaben in einer To-Do-App und Kundendaten in Excel. Diese Insellösungen sind ineffizient und führen zu Datenverlust oder doppelten Einträgen. Im Kontext der BWL spricht man hier von Transaktionskosten, die durch Fragmentierung von Prozessen unnötig in die Höhe getrieben werden. Die Integration all dieser Daten in ein BRM-System reduziert diese Transaktionskosten und erhöht gleichzeitig die Effizienz.

Die Lösung: Digitalisierung Ihrer Kontaktpflege

Mit einer integrierten Lösung wie dem BRM von 2WORK können Sie alle Aspekte der Kontaktpflege in einem System vereinen. Unser Ansatz basiert auf praktischen Erfahrungen aus mittelständischen Unternehmen:

Zentrale Datenhaltung: Alle Informationen – von Kontaktdaten über Notizen bis zu Aufgaben – sind an einem Ort.
Effiziente Workflows: Automatisierungen helfen Ihnen, Follow-ups und Erinnerungen nie zu vergessen.
Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Oberfläche sorgt dafür, dass Ihr Team das System wirklich nutzt.

Darüber hinaus bietet die Digitalisierung der Kontaktpflege erhebliche Wettbewerbsvorteile. Unternehmen, die datengetriebene Entscheidungen treffen, sind laut McKinsey bis zu 23 % profitabler als ihre weniger digitalisierten Wettbewerber. Die Datenübersicht in einem BRM-System ermöglicht es Ihnen, Trends zu erkennen, Bedürfnisse proaktiv zu adressieren und strategische Partnerschaften zu pflegen.

Wie wirkt sich eine optimierte Kontaktpflege auf Ihren Erfolg aus?

Die Pflege von Geschäftsbeziehungen hat direkte Auswirkungen auf Ihren Erfolg. Laut einer Studie von Deloitte steigert eine systematische Kontaktpflege die Produktivität um bis zu 20 %. Darüber hinaus zeigen Zahlen von Forbes, dass Unternehmen mit gutem Kontaktmanagement ihre Abschlussquoten um bis zu 29 % erhöhen.

BRM unterstützt Sie dabei, nicht nur Umsätze zu steigern, sondern auch strategische Risiken zu minimieren. Denken Sie an den Begriff des Beziehungsrisikos, der in der modernen BWL häufig verwendet wird: Eine schlecht gepflegte Beziehung zu einem Lieferanten oder Investor kann langfristig zu operativen oder finanziellen Engpässen führen. Ein solides BRM-System gibt Ihnen die Kontrolle und Übersicht, um solche Risiken zu mitigieren.